[회의혁신] 보고할 때 의견 제시 방법

"선택하시겠습니까?"

 

유비가 형주를 취할 때에 어찌할 바를 모르자 방통이 말하길,

“제게 세 가지 계책이 있으니, 주공께서는 들어보시고 그 중에 하나를 취하십시오.”

유비가 방통이 제시한 세 가지 계책 중 하나를 취했음은 물론이다.

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어떤 사안에 대해 두세 가지의견을 함께 제시하는 보고를 'Plan B 보고'라고 한다.

 

어떤 사안에 대해 두세 가지 의견을 함께 제시하면 의사결정자는 안심하고 그 중 하나를 택하는 경향이 있다. 이런 보고를 ‘Plan B 보고’라고 한다. Plan A만 제시하면 의사결정자는 선택을 하지 않는 경향이 있다. 그것 말고도 다른 선택이 있을 수 있는데 Plan A만 놓고 선택하기에는 아쉬움이 크기 때문이다. 그래서 제시된 단 하나의 의견을 두고 의사결정자가 이것저것 트집을 잡는 것도 무리는 아니다. 하지만 Plan A를 말하고, 이어서 Plan B, C를 차례대로 제안하면 선택의 폭이 넓어지고, 각 안들에 대한 장단점을 고려함으로써 최선의 선택을 하는 것도 가능해진다. 그러기에 해당 안에 대한 문제보다 자신이 어떤 기준으로 선택할 것이냐가 더 중요하다. 이처럼 여러 의견이 제시될 경우, ‘무엇을 중요하게 여기느냐’와 같은 자신만의 확고한 선택 기준을 만들어 선택할 수 있는 장점이 있다. 1992년 노벨경제학상 수상자인 게리 베커(Gary Becker)는 이러한 의사결정 방식을 ‘합리적 선택 이론(Rational Choice Theory)’으로 정립했다. 즉, 선택할 수 있는 대안들을 비교하여 그 중에서 가장 효율적인 제안을 선택한다는 것이다.​

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달걀을 한 바구니에 담지 말라

 

Plan A의 장단점을 배가하고 보완하는 Plan B와 Plan C를 함께 제시하는 것이 더 효과적이다.

 

분산투자의 중요성을 역설한 유명한 말이지만, 비단 투자에만 국한된 얘기는 아니다. 보고 전, Plan A를 기안하는 사람은 해당 안에 대한 장단점을 모두 파악하게 된다. 이때, 이를 보완할 수 있는 방안을 Plan A에 한꺼번에 담기보다는 Plan B와 Plan C로 나눠서 담는 것이 더 효과적이다. 특히, 의사결정자의 선택 기준이 확고하지 않다면 Plan A, B, C에 각각의 기준에 맞는 의견을 담아 제안하는 것이 좋다. 이 경우 의사결정자가 어떤 기준으로 선택하는지를 알 수 있으므로, 향후 보고 시 이 점을 고려할 수 있다. 물론, 세 가지를 초과한 Plan B들은 의사결정권자를 오히려 혼란에 빠트리고 선택과부하에 걸리게 할 수 있으므로 주의해야 한다. 그래서 이렇게 말해보자.     

 

“저에게 Plan A와 Plan B가 있으니 들어보시고 선택하시기 바랍니다.”